In een tijd waarin gekwalificeerde specialisten schaars zijn, is het voor bedrijven van cruciaal belang om zichzelf te positioneren als aantrekkelijke werkgevers. Er zijn vele vacatures en aan de andere kant is concurrentie om getalenteerde werknemers hevig. Maar de uitdaging houdt niet op bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Dit is pas het begin.
Het integratieproces, ook wel ‘onboarding’ genoemd, is een belangrijke stap die begint vóór de eerste werkdag van de nieuwe collega. Waarom is dit proces zo belangrijk en hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat het een positief proces is? In deze blogpost willen we je inzicht geven in de onboardingprocessen en praktische tips geven om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers goed integreren, zich identificeren met hun nieuwe werkgever en gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan.
· Wat is onboarding?
Onboarding is een Engelse term die ‘aan boord nemen’ betekent. Het beschrijft het proces waarmee nieuwe medewerkers in een bedrijf worden geïntegreerd. Deze wordt geleid door de HR-afdeling, maar er zijn verschillende afdelingen en medewerkers binnen het bedrijf bij betrokken. Het belangrijkste doel van het onboardingproces is om nieuwe medewerkers snel en efficiënt kennis te laten maken met hun nieuwe werkomgeving.
Tijdens het onboardingproces moeten de nieuwe collega’s niet alleen de bedrijfsstructuur en belangrijke processen leren kennen, maar ook contact opnemen met personen en collega’s om zich goed te kunnen oriënteren. Dit proces heeft tot doel nieuwe medewerkers te helpen effectief te werken in hun nieuwe rol en tegelijkertijd een gevoel van welkom te bieden.
Onboarding is een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur, aangezien tevreden medewerkers een essentiële basis zijn voor het succes van een bedrijf.
· Waarom is een succesvolle onboarding zo belangrijk?
Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten zorgt voor een aanzienlijke uitdaging voor de economische ontwikkeling in Nederland. Veel bedrijven beschouwen het als een van de grootste bedreigingen.
Zodra een bedrijf een gekwalificeerde medewerker heeft aangenomen, wordt het nog belangrijker om deze op de lange termijn te behouden. De eerste indruk speelt een cruciale rol. Het is daarom van groot belang dat het bedrijf zich op zijn best presenteert. Het onboardingproces, dat doorgaans zo’n drie maanden duurt, is bedoeld om de medewerker oriëntatie te bieden en als leidraad te dienen voor de nieuwe baan en zijn taken, zodat hij of zij beter zijn weg kan vinden in de bedrijfsstructuur.
· Verschillende stappen van onboarding
a) Pre-boarding
Het gesprek verliep goed en de gewenste sollicitant tekende de arbeidsovereenkomst. Nu begint het preboardingproces, dat zich op de personeelsafdeling afspeelt. Al het papierwerk voor de afspraak wordt voorbereid en belangrijke informatie wordt uitgewisseld met de manager. De eerste werkdag wordt tot in de puntjes voorbereid. Collega’s worden geïnformeerd over het nieuwe teamlid en de nieuwe medewerker ontvangt een informatiemail met belangrijke details over de werkdag. Collega’s voor wie de nieuwe baan een verhuizing met zich meebrengt, krijgen vooraf hulp bij het vinden van woonruimte, tips voor kleuterscholen en scholen en taalcursussen als het buitenlands personeel is. Kortom: De nieuwe collega moet alle belangrijke informatie ontvangen over de nieuwe werkgever, de functie, maar ook de omgeving die voor hen en het gezin van belang kunnen zijn.
b) Oriëntatie
De eerste werkdag van een nieuwe medewerker is cruciaal. Naast een warm welkom, bijvoorbeeld met een welkomstpakket, is het van groot belang om hem van de nodige informatie te voorzien. Denk hierbij aan een informatiemap met een bedrijfsorganigram, belangrijke telefoonnummers en informatie over de koffiekeuken en kantine. Veel bedrijven bieden ook een mentorprogramma aan waarbij een ervaren medewerker de nieuwe collega ondersteunt. Deze mentor helpt bij vragen, begeleidt de nieuwe collega door het bedrijf en stelt hem voor aan zijn collega’s. Deze ondersteunende maatregelen helpen de nieuwe medewerker om snel in het bedrijf te integreren en zich welkom te voelen. Deze informatie zou ook op het intranet moeten staan, wat tevens als leidraad kan dienen.
c) Integratie
In de eerste werkweek zijn de taken en processen uitgelegd. De bedrijfsdoelstellingen en waarden worden overgebracht. Maar het is ook belangrijk om je collega te integreren in het team. Dit kan een uitnodiging zijn voor de lunchpauze, want in de kantine ontmoet men de nieuwe medewerkers en is er belangrijke informatie uitgewisseld. Er moeten mogelijkheden voor feedback geboden worden. Dit helpt ook om te controleren of het integratieproces goed verloopt. Het is belangrijk dat de nieuwe collega zich een waardevol lid voelt. Het hele team moet de nieuwe medewerker hartelijk en professioneel verwelkomen.
· Positieve effecten van succesvolle onboarding
a) Verhoog de motivatie
Wanneer een nieuwe medewerker zich welkom voelt, heeft dat een positieve invloed op zijn of haar moraal. Tevreden medewerkers hebben een positieve impact op een team. Dit heeft een positieve invloed op de werksfeer, wat op zijn beurt invloed heeft op het economische succes van een bedrijf.
b) Cohesie bevorderen
Vanaf het allereerste begin draagt het onboardingproces bij aan de integratie van de nieuwe collega in zijn team en in de bedrijfsstructuur. Bovendien bevordert dit de identificatie van de medewerker met het bedrijf, wat cruciaal is voor het behoud van de medewerker op de lange termijn. Tegenwoordig wordt het belang van betekenisvol werk steeds belangrijker voor medewerkers en daarom is het helder communiceren van bedrijfswaarden van groot belang.
c) Minimaliseer de fluctuatiesnelheid
Als het onboardingproces positief is vormgegeven en de nieuwe medewerker vanaf het begin niet alleen hartelijk is verwelkomd, maar ook met waarde is behandeld door de HR-afdeling, het team en het hele bedrijf, ontstaat er een loyale medewerker die trouw blijft aan het bedrijf. . Dit helpt het fluctuatiepercentage te verminderen en het succes van het bedrijf te versterken.
· Conclusie
Na de sollicitatieprocedure is het belangrijk om de nieuwe collega welkom te heten en het makkelijker voor hem te maken om zich te vestigen. Onboarding is een begeleidend proces dat eerst door HR, daarna door teamleden en het hele bedrijf is ondersteund. Bent u van plan nieuwe medewerkers in uw bedrijf aan te nemen en wilt u hen verwelkomen met een welkomstgeschenk? In onze webshop voor promotieartikelen vindt u veel praktische cadeau-ideeën. Dit weerspiegelt ook uw bedrijfscultuur. Als het proces goed verloopt en de nieuwe medewerker zich op zijn gemak voelt in het team en met zijn of haar taken binnen het bedrijf, heb je er een tevreden en slagvaardige medewerker bij.