Ben je ondernemer en heb je zojuist een nieuwe medewerker aangenomen? Gefeliciteerd! Het feit dat je in de positie bent om jouw onderneming te laten groeien is een goed teken. Zeker in deze tijden van corona. Dit brengt tegelijkertijd ook een uitdaging met zich mee. Want het inwerken van een nieuwe medewerker tijdens corona is alles behalve eenvoudig. En waarom is dit inwerkproces eigenlijk zo belangrijk? Wij geven je meer informatie en 5 tips om dit proces succesvol te doorlopen!
Waarom het goed inwerken van een medewerker belangrijk is
De eerste periode binnen een nieuwe baan is van cruciaal belang. Dit is het moment waarop iemand zijn of haar beeld over een nieuwe baan en bedrijf vormt. Zo heeft het Amerikaanse Brandon Hall Group een onderzoek gehouden waaruit blijkt dat maar liefst 51% van de vertrekkers hun besluit binnen de eerste zes maanden heeft gemaakt. Gemiddeld stopt 10,2% van de vertrekkers binnen een jaar tijd. Jij als leidinggevende hebt hier een grote invloed op. Dit is dan ook het moment om succesvolle onboarding te realiseren. Onboarding staat voor het proces van iemand ´on board´ krijgen in jouw bedrijf. Verloopt dit succesvol? Dan is de kans groter dat de nieuwe medewerker de juiste kennis, tools en vaardigheden oppikt om zijn of haar werk goed uit te voeren. Tevens krijgt hij of zij zo een betere feeling met de bedrijfscultuur. Uit onderzoek blijkt zelfs dat een goed ingewerkte werknemer 54% productiever werkt t.o.v. een werknemer die niet goed ingewerkt is. Dit is normaal gesproken al een uitdaging. Nu we vrijwel allemaal door corona thuiswerken des te meer. Deze vijf tips kunnen je helpen voor een succesvolle onboarding.
Tip 1 · Maak een ´checklist nieuwe medewerker´
Het alombekende gezegde ¨een goede voorbereiding is het halve werk¨ is echt waar. Nu we allemaal door corona thuiswerken misschien wel meer dan ooit. Bereid je daarom goed voor. Wat kan helpen is een checklist maken. Wat moet er allemaal gebeuren om je werknemer zo goed mogelijk in te werken van een afstand? Vraag hiervoor desnoods om hulp aan werknemers. Je kunt de checklist beschouwen als een inwerkprogramma. Op deze manier hebben zowel jij als de nieuwe werknemer een duidelijk beeld van de verwachtingen en is er een structuur. Binnen dit programma kun je het volgende opnemen:
- Hoe lang de inwerkperiode duurt
- Wanneer de tussentijdse evaluatiemomenten zijn. Zowel voor jou als voor de nieuwe werknemer om het proces te evalueren
- Hoe het takenpakket er uit komt te zien voor de komende periode inclusief deadlines
- Hoe de taken worden beoordeeld.
Tip 2 · Zorg voor de juiste overdracht
Vervangt de nieuwe werknemer een huidige medewerker? Vraag de huidige werknemer dan om voor een goede overdracht te zorgen. Wie weet immers het beste hoe een functie is dan de persoon die hem uitvoert? Tevens bespaar je jezelf zo een hoop tijd en moeite. De overdracht kan een beschrijving bevatten van alle werkzaamheden en taken die binnen de functie vallen. Maar ook handleidingen, een lijst met belangrijke contactpersonen, wachtwoorden en inlogcodes. Dit kun je desnoods op een usb stick doen. Je kunt deze usb stick bedrukken met logo om hem zo persoonlijker te maken en de nieuwe werknemer meer onderdeel van het bedrijf te laten voelen.
Tip 3 · Inwerken nieuwe medewerker met een welkomstpakket
Een relatiegeschenk kun je ook prima inzetten voor je eigen bedrijf. Bijvoorbeeld in de vorm van een welkomstpakket voor een nieuwe werknemer. Met dit marketinginstrument breng jij je employer branding direct over op de nieuwe collega. Met dit welkomstpakket stip je meerdere voordelen aan. Met dit pakket stimuleer je de betrokkenheid en trots van de werknemer. Door de juiste promotie artikelen in het pakket te stoppen kan de medewerker zelfs buiten werktijd om een ambassadeur van je organisatie worden. Laat bijvoorbeeld tassen bedrukken met logo.
Wat er nog meer in zo´n welkomstpakket kan? Een mengelmoes aan items! Je kunt hierbij denken in drie categorieen: informatieve items, praktische en simpelweg leuke items. Denk aan notitieboekjes met een logo, bedrukte pennen en een muismat. Leef je goed in in de nieuwe werknemer. Welke items zou hij of zij normaliter op kantoor kunnen pakken, die nu door het thuiswerken niet voor handen zijn? Welke artikelen zijn benodigd om een goed thuiswerk bureau te maken? Misschien is dit wel het laten leveren van een goede bureaustoel of tweede scherm.
Tip 4 · Benoem een mentor
Tijdens het inwerken van een nieuwe medewerker tijdens corona is het des te belangrijker om een mentor aan te stellen. Vooral omdat we elkaar nu niet dagelijks op kantoor zien. Via een mentor a.k.a. buddy heeft de werknemer iemand op zich tot te kunnen wenden met vragen. Tevens voelt de werknemer zich zo direct verbonden met een collega. Brief de mentor nauwkeurig, zodat ook de mentor weet wat hem te wachten staat. Is de inwerkperiode te complex om een mentor aan te stellen? Zorg dan dat je per onderwerp diverse buddy´s aanstelt.
Tip 5 · Denk aan je gezondheid
Misschien is het vrijwel onmogelijk om het inwerkproces digitaal te laten verlopen. Bijvoorbeeld om bepaalde systemen zo complex zijn dat dit beter face to face kan. Als het echt niet anders kan, kun je een deel van het inwerkproces op kantoor laten verlopen. Het allerbelangrijkste is hier om aan zowel je eigen gezondheid als die van je medewerker te denken. Draag altijd je mondkapje, gebruik desinfecterende handgel en behoud de 1.5 meter afstand. Vraag ook aan de werknemer of hij of zij zich wel prettig voelt bij naar kantoor komen. Zo verloopt het inwerken van de nieuwe medewerker ook tijdens corona veilig en verantwoord.