Als bedrijf zijn er veel mogelijkheden voor evenementensponsoring! Muziek- en theaterfestivals, sportwedstrijden, culturele evenementen, tentoonstellingen, beurzen… Hun sponsoring brengt veel voordelen met zich mee. Het biedt inderdaad een grote zichtbaarheid en versterkt het merkimago, maar niet alleen dat! Je zult zien dat het een belangrijke troef is in jouw gehele marketingstrategie. In ruil daarvoor biedt je financiële steun, jouw diensten, kortingen of uitrusting aan, afhankelijk van de mogelijkheden. Dus hoe pak je het aan om sponsor van een evenement te zijn en alle voordelen te plukken?
· Wat houdt de sponsoring van een evenement voor een bedrijf in?
Voor een bedrijf is sponsoring een ‘win-win’-uitwisseling tussen een partnermerk en een evenement van welk type dan ook. De sponsor verkrijgt zichtbaarheidsruimtes en reclamemateriaal voor het evenement, bijvoorbeeld:
- Posters
- Kaartjes
- De website
- Folders
- Sporttruien
- De finish
- De tribunes etc.
Organisatoren kunnen ook expositieruimtes en stands aanbieden om producten of diensten te presenteren. Sommige bieden partners ook de mogelijkheid om conferenties te organiseren of deel te nemen aan spreekbeurten.
Partnerships kunnen van verschillende aard zijn.
Het financiële partnerschap
Het is gebaseerd op de uitwisseling van een bepaald geldbedrag van het partnerbedrijf voor advertentieruimte op de verschillende dragers en media van het evenement.
Je profiteert dan van een grote zichtbaarheid doordat jouw logo op verschillende locaties en media van het evenement wordt weergegeven. Deze zichtbaarheid zal echter meer of minder belangrijk zijn, afhankelijk van het overeengekomen financieringsbedrag. Partnermerken die meer geld verstrekken, zullen uiteraard meer onder de aandacht worden gebracht. Ze zullen zichtbaarder lijken dan degenen die een kleiner bedrag meenemen. Let op: dit type sponsor wordt het meest gebruikt.
Materiële sponsoring
In dit geval kan een merk dat een evenement sponsort, het materiaal en materiaal lenen in ruil voor promotieruimte. Bijvoorbeeld :
- Een drankenmerk kan plastic bekers, promotionele paraplu’s en andere reclamemateriaal voor evenementen leveren.
- Een merk voor muziekapparatuur kan in ruil voor zichtbaarheid ook geluidsapparatuur uitlenen.
Door dit proces zullen jouw producten ter plaatse aanwezig zijn en dienen als etalage voor het materiaal, naast de onderhandelde advertentieruimte.
Sponsoring in ruil voor diensten
Bij dit type partnerschap kan een merk een vermindering van zijn diensten aanbieden of zelfs aanbieden deze aan te bieden in ruil voor reclame. Dit kan bijvoorbeeld een korting zijn op het drukken van posters en flyers als je een drukkerij bent. Ben je een mediakanaal, zoals een radiostation, een krant of een website, dan kan je ook zichtbaarheid bieden via advertentieruimtes.
· Wat zijn de voordelen van een bedrijf dat een evenement sponsort?
Het sponsoren van een evenement is een effectieve communicatiestrategie, die buiten de gebaande paden van de traditionele media gaat. De voordelen zijn talrijk en daarom wagen veel bedrijven de sprong.
Profiteer van publieke advertentieruimtes
Als je ervoor kiest een evenement te sponsoren, is dit om in ruil daarvoor zichtbaarheid te krijgen. Dit communicatiemodel maakt het immers mogelijk om een doel te bereiken, dat min of meer groot is, afhankelijk van de omvang van het evenement. Maar zelfs als deze alleen op lokale schaal plaatsvindt, kan de impact van een goed geleide sponsorcampagne aanzienlijk zijn.
Nieuwe inhoud om over te communiceren
Als sponsor heb je alles te winnen bij het promoten van het evenement dat je sponsort. Het succes ervan zal jouw merk immers ook succesvol maken door associatie. Op deze manier zullen meer mensen deelnemen en is de kans groter dat ze jouw logo zien en je leren kennen.
Daarnaast is een ander belangrijk voordeel dat je voor, tijdens en na de bijeenkomst over inhoud beschikt om over te communiceren. Onthoud ook dat je, door jouw partnerschap op sociale netwerken te delen, jezelf associeert met hun merkimago en hun waarden. Je bereikt dan hun publiek en breidt je community uit.
Een kans om je netwerk te verrijken en jezelf open te stellen voor kansen
Het is ook een kans om andere professionals te ontmoeten op een gebied dat jou of andere sponsormerken interesseert. Er zijn veel bedrijven aanwezig die kunnen leiden tot toekomstige samenwerkingen, zoals nieuwe partnerschappen.
Uitgenodigd worden op evenementen om te werken, maar ook om te genieten
Een ander voordeel is dat er doorgaans ook sponsormerken worden uitgenodigd. Hiermee kan je controleren of alles goed gaat op de grote dag, maar ook inhoud voor sociale netwerken creëren, nieuwe mensen in de branche ontmoeten en hiervan profiteren.
· Hoe sponsor je een evenement? In 5 eenvoudige stappen
Hier volgen enkele tips die jouw stap voor stap kunt volgen om een merkpartner te worden en de doelstellingen ervan te bereiken.
1- Doe een marktstudie en ontwerp een marketingplan
Voordat je een evenement sponsort, dien je een onderzoek uit te voeren om na te gaan of het evenement aan jouw verwachtingen voldoet. Je moet onder andere weten of het:
- Zich houdt aan jouw waarden;
- Bereikt jouw doelgroep;
- Beschikt over voldoende en impactvolle advertentiemedia;
Maar ook:
- Voorspelling van kosten;
- Het aantal partners;
- De resultaten van het vorige project;
- En tot slot: mogelijke kansen.
Je kunt de demografische gegevens van de deelnemers opvragen om er zeker van te zijn dat deze overeenkomen met jouw potentiële klanten. Zo weet je zeker dat het evenement relevant is voor jouw bedrijf.
2- Plan vooruit en zet een eerste stap
De organisatie van een evenement gebeurt 1 jaar tot 6 maanden van tevoren. Doe het vroeg genoeg om op jouw behoeften te anticiperen en te onderhandelen over jouw content en gewenste advertentieruimte. Neem contact op met hun communicatieafdeling door jezelf voor te stellen en jouw project toe te lichten. Vul het aanvraagformulier in, indien aanwezig.
3- Onderhandel over de uitwisselingen
Je moet zo onderhandelen dat beide partijen bovenaan komen te staan. Bedenk hoe je het beste in de kijker kunt staan en hoe je kan bijdragen. Samenwerking moet vruchtbaar zijn: elk brengt voordelen en kansen voor de ander met zich mee.
Evenement sponsors en andere partnerbedrijven moeten over het algemeen een volledig projectbestand downloaden en indienen. Er komt dan een contract tot stand tussen beide partijen met de voorwaarden voor sponsoring.
4- Bereid jouw promotiestrategie voor
Nadat u uw communicatiestrategie heeft geselecteerd en voorbereid, stuurt u alle documenten die het evenement nodig heeft: beeldmateriaal, brochures, verklarende tekst, link naar sociale netwerken, persmap, logo, enz. Plan uw posts op sociale media en communiceer regelmatig over uw partnerschap.
5- Bied relatiegeschenken aan aan deelnemers
Dit is ook het moment om jouw stand voor te bereiden met reclameartikelen, zoals die wij aanbieden bij Gift Campaign.
Communicatie via artikelen is een echte bondgenoot van een sponsorstrategie. Deze gepersonaliseerde artikelen met jouw logo zijn goedkoop, nuttig en worden door iedereen gewaardeerd. Zij zorgen voor een goede zichtbaarheid tijdens het evenement. Met hun ruime keuze is er voor elk evenement iets:
- Festivals: hoed, ventilator, opblaasbare ballonnen, parasols, zonnebrillen…
- Sportevenement: nekwarmer, petten, T-shirt, armbanden, bidon, enz.
- Beurs: notitieboekje, pennen, draagtas, USB-sleutels, potlood, enz.
Dit is het perfecte moment om relatiegeschenken aan te bieden. Vrijgevigheid heeft inderdaad een zeer positieve impact. Deze door het publiek gewaardeerde ervaring wordt dus geassocieerd met het imago van uw merk.
· Hoeveel kost het om een evenement te sponsoren?
Tegenwoordig zijn het niet alleen grote merken die een evenement kunnen sponsoren. Bedrijven van elke omvang kunnen deze kans grijpen.
De prijs van sponsoring zal afhankelijk zijn van meerdere factoren zoals de omvang, het belang van het evenement en de gewenste advertentieruimte. In alle gevallen moet je er rekening mee houden dat het de bedoeling is om bekendheid te verwerven en vervolgens uw omzet te verhogen, waardoor de campagne winstgevend wordt.
Een groot merk kan bijvoorbeeld een sportevenement sponsoren of een beroemd team steunen. De sponsorprijs zal erg hoog zijn, maar de associatie van het merk met de sport en deze waarden is altijd positief. De gegenereerde zichtbaarheid en de marketingbijdragen zullen belangrijk zijn.
Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld een lokaal evenement sponsoren en promotiemateriaal en goodies aanbieden. De kosten zullen aanzienlijk lager zijn, maar de impact van zichtbaarheid en bekendheid kan nog steeds zeer aanzienlijk zijn.
· Conclusie: hoe sponsor je een evenement?
Het sponsoren van een evenement is veel meer dan een simpele marketingoperatie. Het is een kans om jouw merkimago te versterken, een nieuw publiek te bereiken en duurzame verbindingen met jouw gemeenschap te creëren. Door evenementen te kiezen die in lijn zijn met jouw waarden en doelgroep, maximaliseer je de zichtbaarheid en rendement op jouw investering. Aarzel niet om de sprong te wagen en maak van jouw bedrijf een belangrijke speler op evenementen!