In de snelle arbeidswereld van vandaag is efficiënt tijdmanagement een cruciale factor geworden voor persoonlijke productiviteit en succes. Nu talloze taken en verantwoordelijkheden om onze aandacht strijden. Kan het hebben van de juiste hulpmiddelen het verschil zijn tussen het gevoel overweldigd te zijn en het behouden van balans.
· De tijd die u verspilt aan niet-productieve activiteiten
Gemiddeld besteedt elke werknemer 51% van zijn werkdag aan onproductieve activiteiten. De meest voorkomende oorzaken van deze tijdverspilling zijn:
- het onnodige woon-werkverkeer, vergaderingen en e-mails;
- een leidinggevende besteedt 72% van de werkweek aan vergaderingen en heeft ongeveer 37 vergaderingen per week;
- elke werknemer verliest, als gevolg van afleiding op de werkplek, gemiddeld 3 uur per dag;
- Elke dag besteden werknemers 1,5 uur aan taken en vergaderingen die niet relevant zijn voor hun rol binnen het bedrijf.
Laten we daarom enkele van de beste tijdmanagementtools en -toepassingen verkennen. Deze kunnen u helpen gefocust en georganiseerd te blijven in uw dagelijkse werkroutine.
· Essentiële hulpmiddelen voor effectieve tijdmanagement
Google Calender
Google calender is een essentieel hulpmiddel voor tijdmanagement. U kunt evenementen plannen, herinneringen instellen en agenda’s delen met collega’s. Bovendien kan Google Calender u helpen uw voornemens te verwezenlijken door specifieke doelen te stellen. Zoals tijd besteden aan een specifiek project of een precieze deadline. De app plant, via machine learning, de activiteit automatisch op optimale tijdstippen.
Het is geïntegreerd met Gmail, zodat u automatisch evenementen ontvangt die verband houden met vergaderingen, zakenreizen en meer. Bovendien kunt u uw agenda integreren met andere applicaties, zoals Google Meet, zodat u gemakkelijker online vergaderingen kunt plannen.
Normaal gesproken is Google een gratis tool voor iedereen. Maar voor bedrijven die veel ruimte nodig hebben om hun gegevens te bewaren of met meerdere mensen te videobellen en vele andere speciale diensten zijn er verschillende betaalde abonnementen.
Asana
Het is een projectmanagementplatform waarmee teams taken kunnen organiseren, deadlines kunnen stellen en effectief kunnen samenwerken. Met de intuïtieve interface kunt u takenlijsten maken, deze aan teamleden toewijzen en hun voortgang volgen. Asana biedt ook kalender- en Gantt-diagramfuncties, waardoor het eenvoudiger wordt om taken te plannen en te prioriteren.
De gratis versie van Asana is beschikbaar voor teams van maximaal 15 leden. Voor grotere organisaties of degenen die geavanceerde functies en speciale ondersteuning willen, biedt Asana echter betaalde abonnementen met extra functies.
Evernotes
Evernote is een applicatie ontworpen voor het maken van aantekeningen. Ook voor het organiseren van werk, het beheren van taken en het maken van herinneringen. Met deze app kunnen gebruikers notities maken, dit kunnen tekst, tekeningen, foto’s of opgeslagen webinhoud zijn.
Evernote is een van de populairste apps voor het downloaden en bijhouden van een digitaal archief met belangrijke informatie.
Het basisabonnement is gratis. Voor degenen die op zoek zijn naar geavanceerde functies is er echter een betaalde versie genaamd Evernote Premium. Dit biedt voordelen zoals meer opslagruimte, de mogelijkheid om commentaar te geven op gedeelde documenten, geavanceerd zoeken in PDF-documenten, enz.
Trello
Trello is een krachtig visueel platform dat is ontworpen voor het beheren van taken volgens uw planning. Met Trello kunt u ‘borden’ maken die aan verschillende programma’s zijn gewijd. Ook kunt u taken organiseren met behulp van zwevende ‘borden’ tussen aangepaste lijsten. Met dit unieke overzicht heeft u de gehele workflow in beeld en kunt u de voortgang van activiteiten monitoren. Dit draagt in grote mate bij aan een betere samenwerking en tijdmanagement.
Hoewel het in eerste instantie misschien een beetje moeilijk is om erachter te komen hoe u deze applicatie moet gebruiken, zal deze, zodra u de basis leert, gemakkelijk te gebruiken zijn en u ook flexibiliteit bieden.
Het heeft een gratis abonnement en 3 andere betaalde abonnementen met professionelere werktools, afhankelijk van uw behoeften.
Pomodoro Timer
De Pomodoro Timer is een tijdmanagementtechniek die in de jaren tachtig door Francesco Cirillo werd ontwikkeld. Deze techniek is bedacht om de concentratie en productiviteit te verbeteren door de tijd te verdelen in intervallen van geconcentreerd werk. Genaamd “Pomodoros“, gevolgd door korte pauzes.
De naam “Pomodoro” komt van een tomaatvormige kookwekker die Cirillo gebruikte toen hij een universiteitsstudent was. Zijn idee was om het werk te verdelen in blokken van geconcentreerde tijd. Meestal van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten.
Op basis van deze techniek zijn er diverse applicaties ontwikkeld, die u eenvoudig kunt downloaden. De meest gebruikte zijn: Pomodoro Timer, Focus To Do en Focus Booster, allemaal gratis.
Rescuetime
Het is een applicatie die is ontworpen om uw online activiteiten automatisch te controleren. Biedt gedetailleerde rapporten over welke apps en websites de meeste tijd in beslag nemen. Hierdoor kunt u afleidingen en verbeterpunten identificeren. Met deze informatie kunt u uw dag beter indelen en productiever zijn.
Het is een platform dat de tijd berekent en evalueert die u op uw computer doorbrengt. Het is belangrijk om u bewust te zijn van één essentieel detail: dit platform ziet alles wat u op uw pc doet. Eigenlijk geeft u het toestemming om te spioneren op jou.
Het biedt een gratis proefperiode van twee weken, maar de maandelijkse kosten bedragen meestal ongeveer € 12.
Post-its
Als u geen technologieliefhebber bent en alles moet opschrijven wat u moet doen, kunt u altijd vertrouwen op goede oude notitieboekjes of bedrukte post its.
Door post-its in verschillende kleuren te gebruiken, kunt u de dingen die u moet doen differentiëren op basis van de urgentie of het soort activiteit. U kunt bijvoorbeeld al uw vergaderingen op groene post-its schrijven. Dringende leveringen op roze en de rest op gele, zodat u al in één oogopslag een duidelijk en georganiseerd overzicht van de week of de maand heeft.
· Conclusie
Dit zijn onze aanbevelingen, maar bedenk dat timemanagement voor iedereen anders is. Een methode die voor u werkt, werkt misschien niet voor iemand anders. U moet dus de hulpmiddelen en methoden ontdekken die het beste bij uw werkstijl en individuele behoeften passen. Of u nu de voorkeur geeft aan een timertechniek, een app voor het bijhouden van taken of een projectbeheerplatform. Uw opties zijn talrijk. Experimenteer dus met verschillende oplossingen en kijk welke u helpen gefocust te blijven, stress te verminderen en meer te bereiken op uw werkdag.
Vergeet niet dat timemanagement een vaardigheid is die zich in de loop van de tijd en door constante oefening ontwikkelt. Profiteer van deze tools om uw werkdag productiever en bevredigender te maken!
Heeft u ooit een van deze applicaties gebruikt? Gebruik je een andere? We zijn benieuwd hoe jij je dagen organiseert.